Что необходимо знать секретарю

Секретарь – первый, с кем приходится встречаться клиенту, приходя в фирму. Его по праву можно признать лицом данной организации. Именно через него проходит прием посетителей и ведение телефонных переговоров. В связи с этим секретарь обязан хорошо знать состояние дел в своей фирме. Именно он следит и беспокоится за идеальной санитарной чистотой в офисе, которую может обеспечить именитая клининговая компания, так как это профессиональная уборка служебных помещений и офисов. В конце концов, это не только необходимость соблюдать гигиену, но и избежать жесточайших требований контролирующих органов.

Секретарь как бы является связующим звеном между директором и клиентом, а также между работниками. Именно, секретарю необходимо направлять клиента в интересующий его отдел. Секретарь при разборке, полученной корреспонденции, должен определять, кому и когда ее передать. Следовательно, определив направление отправки документов ему не обойтись без знаний структуры фирмы, распределение обязанностей среди сотрудников, особенно это касается в отношении руководящего состава. Секретарь должен знать всех должностных лиц по имени и отчеству. В каждой организации очень важно чтобы была бы разработана должностная инструкция. Она оградит секретаря от выполнения дополнительных обязанностей, которым стараются прибегать некоторые руководители фирм.
Работу секретаря можно условно поделить на две части: Первая, это работа с документацией. Ко второй части можно отнести организацию совещаний, телефонных переговоров, прием посетителей, оформление командировок.
Постарайтесь с первого дня выполнять наилучшим образом, порученную вам работу. Секретарь должен упорядочить весь день в работе руководителя. Напоминать ему о важных для фирмы встречах, когда и кому позвонить, составить график для посетителей, оградить его от нежелательных встреч. Одним из важных достоинств секретаря является точность и лаконичность. Надо в разговоре с начальством ставить правильно акценты, чтобы у руководства не сложилось ложное мнение по тому или иному вопросу. Исходя из выше сказанного, необходимо отметить, о важности психологической совместимости между руководителем и секретарем это один из важных моментов успеха в работе секретаря и благополучного сотрудничества.