Принципы существования организации

Для существования организации важно сочетать в ней позитивные элементы формального и неформального, используя имеющиеся методы для их синтеза. Что первое бросается в глаза посетителю в офисе? Конечно же это кресла и стулья сотрудников и они должны выглядеть безупречно. И если вдруг неожиданно сломается кресло или стул (что бывает довольно часто), то ремонт офисных кресел, стульев выполнит быстро и качественно только опытный мастер. Но вернемся непосредственно к методам:
— пересмотр и внесение корректив в давно введенные и устаревающие акты формальной организации. Если этого не делать, то использование, например, когда-то утвержденной инструкции, бывшей прогрессивным для своего времени инструментом упорядочения, но устаревшей и в новых условиях способствующей не сбережению, а перерасходу ресурсов, наносит вред. Ярким свидетельством этого являлись так называемые “итальянские забастовки”, практиковавшиеся в середине ХХв., когда трудящиеся не прекращали работу, а выходили на предприятия и работали “сугубо по правилам”. Для новых нормативных актов не менее существенно, чтобы в них закладывались объективные реалии, т.е. чтобы они не были только плодом эпистолярного жанра готовивших их чиновников: иначе не будет должного качества. Но, к сожалению, именно так нередко случается. Так, “потери, связанные с необходимостью соблюдения установленных правительством строгих правил и инструкций, составили для предприятий малого бизнеса 23 %”;
— отмена устаревших актов формальной организации и замена их новыми;
— систематизация и унификация — “приведение к общему знаменателю” накапливающихся с течением времени актов формальной организации. Множественность актов по одним и тем же или по смежным вопросам, называемая также “заорганизованностью”, опасна вероятностью возникновения противоречий в содержащихся в них положениях, что создает почву для субъективных истолкований и произвольных действий, т.е. вызывает следствия прямо противоположные предназначению элементов формальной организации;
— закрепление выявленных закономерностей, найденных лучших приемов выполнения работы, рационализаторских предложений и т.п. в прежде отсутствовавших, но теперь специально создаваемых для учета и использования новшества актах (документах) формальной организации;
— обеспечение “единства буквы и духа” формальных предписаний, исходя из особенностей их психологического и этического восприятия человеком. Это означает, в частности, что норма права не может быть безнравственной, что, к сожалению, бывает. Так, в советский период одно время действовала норма, согласно которой девушка, спустя три месяца после регистрации брака в ЗАГСе, уже должна была платить налог за бездетность. А некоторые из бывших у власти так называемых “молодых реформаторов” предлагали поднять возрастную планку для выхода на пенсию украинских мужчин до уровня, при котором она оказывается выше их средней продолжительности жизни;
— совмещение статуса и роли — выдвижение на руководящие должности личностей, обладающих лидерскими качествами;
— установление равной приоритетности элементов формального и неформального. Отсюда следует целесообразность не только подбора работника на штатное место, но и создания таких должностей под определенных работников, на которых могли бы полнее раскрыться их дарования, где бы они лучше ощущали свой профессиональный рост в организации: “реорганизация — под конкретных людей!”;
— повышение полноты сведений об индивидуальных личностных особенностях привлекаемого на работу в организацию персонала;
— распространение формализации на плохо поддающиеся формальной регламентации процессы. Это достигается введением документов рекомендательного характера — памяток персоналу, советов управляющему и т.п. Так, в правилах и рекомендациях, составленных для руководящего персонала одной крупной компании, говорится, в частности, о том, что “фирма предпочитает иметь руководителями людей:
— способных завоевать доверие, искренность и доброжелательность сотрудников;
— способных создавать у работающих хорошее настроение;
— вежливых, спокойных, обладающих бесконечным терпением;
— с хорошими, приятными манерами”. И дальше — поясняющая приписка: “Если Вы обладаете способностями Эдисона или Эйнштейна — Вы можете не иметь перечисленных выше качеств, но если Вы уступаете этим гениям в технических способностях и если Вы хотите, чтобы фирма Вас ценила, внимательно отнеситесь к этому краткому перечню желательных качеств”;
— использование в деловой коммуникации личных контактов и неформальных способов общения в дополнение к официальным извещениям и запросам;
— поддержание комплектности в наличии организационных документов, какая обусловливается необходимостью комплексного применения организационных методов;
— сокращение доли документированной информации, применение, где возможно, “бездокументной технологии”, честность в деловых взаимоотношениях: “слово — вексель” и т.п.;
— поддержание баланса, обеспечивающего равновесие между эквивалентными атрибутами формального и неформального, как, например, власть, норма права, должностные обязанности;

— в формальном и авторитет, этическая норма, чувство долга и т.д. — в неформальном. Для этого важно понимать, что твердость внутриорганизационных правил (общего трудового распорядка, режима труда, положений о службах и структурных единицах, инструкции для персонала, рабочие методики и стандарты) достижима лишь в том случае, если они будут основываться на утвердившейся в коллективе и поддерживаемой фирменной философией системе ценностей и ценностных ориентаций;
— использование, наряду с вербальной формализацией, достигаемой за счет применения документов, и возможностей математической формализации за счет применения программных средств и современного офисного оборудования;
— решение проблемы, постоянно стоящей перед любой организацией (и на уровне предприятия, фирмы, и на уровне органов государственного управления) и являющейся ключевой для успешной деятельности, — согласования официально продекларированной миссии организации, а также конкретизирующих и актуализирующих ее на разных этапах функционирования и развития стратегических целей, с индивидуальными устремлениями ее членов, подпитываемыми не фиксируемыми личностными мотивами. Недостаточная взаимоувязка индивидуальных предпочтений и приоритетов организации, особенно когда служебное положение начинает использоваться в личных, да еще в корыстных интересах, — очевидный симптом социальной патологии.