Делопроизводство и электронный документооборот

Делопроизводство и документооборот в солидной компании — это весьма рутинный процесс, на который подчас совершенно не обращают пристального внимания, пока из-за угла не возникнет множество неприятностей, связанных с нарушением порядка, установленного законодательством любого независимого государства.
Невнимание к грамотной и тщательно продуманной организации делопроизводства всегда приводит к непредвиденным финансовым расходам, как то, оплата судебных издержек, штрафные санкции налоговых органов, технической, санитарной и множества  надоевших всем инспекций, а более серьезным, к административной и, упаси боже, уголовной ответственности. Как минимум, у каждого сотрудника солидной компании должен быть карманный календарь с сеткой 2014.

Беспорядок в существующем делопроизводстве способствует к переходу в небытие таких необходимых и важных первичных источников деловой информации, как приказы по предприятию, сметные расчеты, хозяйственные договоры и бухгалтерская документация. Вероятнее всего в этом могут быть заинтересованы некоторые чванливые и безответственные сотрудники, а так же не исключается, целенаправленно действующие группировки, которые преследуют свои узко корпоративные интересы, напоминающие корпоративный портал. Чем крупнее и разбросанней по этажам фирма, тем сложнее жестко установить и поддерживать желанное оптимальное делопроизводство.
Изначально рекомендуется организовать делопроизводство в прямом соответствии с существующими государственными стандартами. Как следствие, это снимет множество мелких проблем и полностью исключит необходимость растрачивать впустую драгоценное для плодотворной работы время, например, над работой актуального документа. Подобное часто-густо можно наблюдать во всевозможных заводоуправлениях, государственных конторах и камеральных офисах.
Документирование повседневной управленческой деятельности необходимо соответствовать действующим принятым стандартам. Для организационно-распорядительной документации установлен комплекс обязательных реквизитов и определенный порядок их последовательности.
Кроме прочего, на любом предприятии или учреждении создаются другие виды электронного документооборота, в том числе: договоры и доп.соглашения, задания и инструкции, нормативы и перечни с реестрами, отчеты и заключения, комплексные программы и планы развития, расценки и сметные расчеты, стандарты и отраслевые технические условия. Все это изобилие документов с разными сроками обновления и замещения постоянно должны быть легко доступны для повторного использования. В связи с чем, в любой компании должна утверждаться руководителем номенклатура обязательных дел, куда по соответствию и подшиваются существующие документы.